法國文豪伏爾泰有首詩說:「時間是個謎,最長又最短,最快又最慢,最能分割又是最寬廣,最不受重視而又最珍貴,渺小與偉大都在時間中誕生」。為什麼要做時間管理呢?可能是因為要做的事做不完,每天都很忙很累,總是沒時間做自己想做的事,不知道怎麼做計劃,被人說做事沒有條理,記憶力不佳,老是忘記該做的事,或不知道怎麼打發空閒的時間等等。明白了諸多可能原因後,我要給各位第一個技巧:「做事是靠系統,不是靠感覺。」意思是說,時間管理是要有系統的做事,不是心血來潮把計畫全部寫在一張紙上就叫時間管理;如果沒有按照系統地寫計畫表,之後會發現根本沒辦法執行計畫。第二個技巧是:「要有時間意識」。你要常問自己一個問題:「我何時會注意到時間的存在?」有段話這麼寫著:「想知道『一整年』的價值,就去問被當掉的學生;想知道『一個月』的價值,就去問曾經早產的母親;想知道『一禮拜』的價值,就去問週刊的編輯;想知道『一天』的價值,就去問有十個孩子要養的領日薪工人;想知道『一小時』的價值,就去問在等待見面的情侶;想知道『一分鐘』的價值,就去問剛錯過火車的人;想知道『一秒鐘』的價值,就去問剛閃過一場車禍的人;想知道『百分之一秒』的價值,就去問奧運的銀牌得主。」

1991 年有個學者針對美國商學院的學生提出一份研究報告,他發現了十個時間陷阱,從第一名排下來分別是:拖拖拉拉、看電視、跟朋友聊天、做白日夢/發呆、思考要如何做作業、身體上的問題(如:生病、體力不濟)、睡過頭、沒有計畫、等候別人、講電話。現代又多了一大干擾源:電腦。就時間管理而言,相信很多人是對電腦又愛又恨,因為它可以是個幫助你管理時間的好工具,但常常你可能還是在電腦上耗費許多不必要的時間,所以我們需要思考如何使用電腦才能有效避免它成為我們的干擾源。

排定優先順序

經濟系同學一定聽過 80/20 法則 (Pareto Principle) ,這個原本應用在市場行銷的概念其實可以應用在很多地方,它指出人可能會耗用 80% 的工作時間卻僅獲得 20% 的成果,這種成果稱為次要成果;人要追求的應該是僅用總工作時間的 20% 卻獲得 80% 的成果,這種成果叫做主要成果。時間管理就是要幫助各位做事情可以達到主要成果而非次要成果。要達到主要成果首先要區分什麼事是「想做的」和「真正要做的」,然後多留點時間給重要的事情。換言之,須先找出事情的輕重緩急,別浪費太多時間在想做但不重要的事上。根據呂宗昕老師,決定事情先後順序有個 N 字原則,亦即將事情依照「緊急」和「重要」分成四個象限:緊急又重要、不緊急但重要、緊急但不重要、不緊急不重要。各位可以發現這個原則把重要的事擺在緊急的事前面,因為緊急的事可以之後再做,但重要的事一定要當下那個關鍵時機去完成。

制定行動清單

張永錫老師曾提到一個循環式的行動清單,包含六個流程,第一步是「收集」,就是把所有要做的事記下來。之後要「加工及組織」,就是一次處理一件事,如果兩分鐘內可以做完就馬上行動,並且由最近的事情依次向前,例如 check email 要從最新的那封看最後的結論,而不是從最早的那封開始看;這個過程非常重要,沒有經過加工和組織的清單就不是有效的清單。接下來是按時間、場合或任務「排程」,在這個步驟你要預估每件事所需的時間,並可依照 N 字原則訂定優先順序,先做討厭的工作,以避免拖拖拉拉。排程之後就要「行動」,執行之前規劃好的工作。行動的過程可能會遇到一些臨時狀況,所以要隨時「檢視」行動清單並定期「更新」,依照狀況保持行動清單的實際性。

Do and Don’t

排好了優先順序和行動清單,有同學可能會說,就算列了行動清單還是無法好好管理時間,怎麼辦?針對這點,可以列出你的“Do” 和 “Don’t” ,我各整理了五點。“Do” 的第一點:同學可以寫下必須處理的待辦事項。因為動筆可以使印象更深刻,不但可將重要事物視覺化,使計畫在腦中形成清晰脈絡,而且書面的東西對自己更有約束力。第二、預留緩衝時間。因為計畫趕不上變化,所以安排計畫時不要勉強自己。此外,要特別小心骨牌效應:通常一件事沒做完,後面的事也會啪啦啪啦的倒下去,所以合理的時間管理還要加上 10% 的允差,放大到一週內來看就是要預留一日以彌補日程表中進度落後的部分,當計畫延誤時也請不要灰心,繼續努力!第三、設定目標,重量不重時間。所以問自己念了多久不如問自己念了多少,而與其問自己念了多少不如問記了多少。第四、做事要專心。雖然現在有人講求 multiple tasks,但只有一次做一件事才能最有效率;要專一在一件事上,首先必須減少外在的干擾,動態方面如避開馬路上的噪音和說話聲,靜態部分則如改善工作環境、桌面擺設等,同時也要增加自己的內在安定性。除此之外,以清楚的動機提高專注力也是很有效的方法。

反過來說,要做好時間管理「不能」做什麼呢?第一、不要養成拖延的習慣。要有效利用 deadline,儘量在截止時間前十分或十五分鐘前完成。第二、避免長時間集中精神。應以段落性時間安排行程,例如以 90 分鐘或 45 分鐘為單位,穿插中場休息時間;沒幹勁的時候,先從能做的地方開始。第三、拒絕完美主義。邱吉爾說過一句話:完美主義等於癱瘓。因為太完美主義會降低工作效率,拖累團體,造成人際關係緊張,還會誘人上癮,所以要懂得何時說「不」,試著相信別人的能力,明快地分派任務出去。第四、不要浪費零碎的時間。零碎的時間可以用來做非連續性的、機械性、問答型和無須用大腦的事情。有一次愛因斯坦去和一位教授請教問題,教授正好在開會,開完會後又出去吃飯,一整天都不見人影。之後那位教授向愛因斯坦致歉:「不好意思讓你等了一整天。」愛因斯坦就說:「不,一點都沒有耽誤,因為我在等你的時候,已經解決了一個重要的數學問題。」所以集合零碎的價值,就是完整的價值。以上就是時間管理的做與不做。

結語

最後,我想用一首愛爾蘭歌謠來結尾:「把時間花在工作上,它是成功的籌碼;把時間花在思考上,它是力量的源泉;把時間花在遊戲上,它是保持純真的秘訣;把時間花在閱讀上,它是智慧的清泉;把時間花在夢想上,它會讓你更接近星星;把時間花在反省上,它能使你避免更多的錯誤;把時間花在歡笑上,它是靈活的交響樂;把時間花在朋友上,它會引導你走向幸福;把時間花在愛與被愛上,它讓你找到人生的真諦。」

大家擁有的時間都一樣,就看你怎麼運用。時間管理看似困難,其實可以從小處做起:首先要有時間概念,然後列出事情的優先順序,接著用N字原則以及行動清單的六個步驟來進行時間管理。請選擇適合自己的計畫表,然後用做與不做的原則記住時間管理的基本觀念。希望以上對大家受用,謝謝!

(文章轉載自國立台灣大學教學發展中心電子報)

Views: 180

Comment

You need to be a member of MyCFbook.com - 廣告王 to add comments!

Join MyCFbook.com - 廣告王

Comment by MyCFbook Editor on May 25, 2010 at 12:07pm
時間管理真的很重要,卻不容易....好文章讚!

廣告Adm Facebook

/https://www.facebook.com/adm23915168/

Adm廣告雜誌

焦點看板

News/傳播新訊

歡迎各界廣告交換/合作

聯絡信箱:vivian.hung@rock.com.tw

廣告王好友Link

Badge

Loading…

來訪足跡

Flag Counter
<2012/10/23啟動>

© 2024   Created by MyCFbook Admin.   Powered by

Badges  |  Report an Issue  |  Terms of Service